يعتبر تعلم فن كتابة خطابات رسمية pdf هو أمر في غاية الأهمية في الوقت الحالي، حيث أنه أياً كان مجال عملك أو تخصصك فأنت بشكل يومي مُعرض إلى كتابة الخطابات الرسمية، وبالتالي لا بديل عن أن تكون على علم بالطريقة الصحيحة التي سوف تتمكن من خلالها كتابة هذه الخطابات، تجنباً إلى أن تكون في مأزق في أي وقت ويُطلب منك كتابة خطاب لجهة معينة وأنت تكون لست على علم بكيفية كتابة هذا الخطاب.
ونظراً لم يمثله التواصل الكتابي الان من أهمية قصوى في شتى المجالات، أصبح هناك الكثير من الذين لديهم رغبة في الحصول على كافة المعلومات والتفاصيل حول فن كتابة خطابات رسمية pdf لكي يكونوا مستعدين في أي وقت لكتابة أي خطاب رسمي في أي وقت.
تعلم فن كتابة خطابات رسمية pdf في 5 خطوات
لكي تتمكن من كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح هناك العديد من الخطوات التي يجب أن تمر بها قبل البدء في البداية مثل:
- تحديد الهدف:
مما لا شك فيه أن أي خطاب رسمي يكون هناك هدف صريح منه، ولذلك يجب أن تضع في حسبانك أنه قبل البدء في الكتابة يجب أن تكون محدد من حيث الهدف من الخطاب، هل لديك رغبة في إيصال معلومة معينة، أو لديك طلب معين من أحد الجهات. يعتبر معرفة الغرض من الخطاب ضرورة قصوى ولا غنى عنها ولذلك يجب أن تكون شديد الوضوح من حيث الهدف.
- معرفة من هي الجهة المستلمة:
تختلف طريقة كتابة كتابة خطابات رسمية pdf حسب الجهة التي سوف تسلمها الخطاب، ولذلك يجب أن تتعلم فن كتابة الخطابات الرسمية pdf لكي تتمكن من معرفة كيفية اختيار أنسب طريقة حسب الجهة التي سوف توجه لها هذا الخطاب، فمن المؤكد أنه في حالة إن كانت الجهة هي جهة غير رسمية فسيكون صيغة ولغة المقال بسيطة، والعكس صحيح في حالة إن كان المستلم هو جهة رسمية يجب أن يتم صياغة المقال باحترافية شديدة.
- تنسيق هيكل الخطاب:
الخطاب الرسمي هو عبارة عن مجموعة من الأجزاء، فهو عبارة عن مقدمة وجسم وخاتمة، ولذلك يجب على أن تحرص أن تضع كل خطوة في سياقها ونصابها الصحيح، فمن خلال المقدمة يجب أن تعرف نفسك، ومن خلال الجسم يجب أن توضح مضمون الخطاب، وفي النهاية في الخاتمة يجب سرد طلب أو توجيه بطريقة محددة، ويعتبر أفضل وسيلة يمكنك الاعتماد عليها لتنسيق الخطاب هي تعلم فن كتابة الخطابات الرسمية pdf.
- استخدام اللغة المناسبة:
يحب أن تكون اللغة المستخدمة في الخطابات الرسمية هي اللغة الاحترافية والتي تكون بعيدة كل البعد عن اللغة العامية.
- راجع الخطاب:
من الوارد أن يكون هناك بعض الأخطاء التي قد تقع في ، وبسبب أن هذه الخطابات يتم توجيها إلى جهات رسمية يجب أن تراجع الخطابة أكثر من مرة.
يمكنك قراءة المزيد حول: فن كتابة الخطابات الرسمية pdf
إليك عناصر الخطابات الرسمية كاملةً
أي خطاب رسمي بشكل عام هو عبارة عن مجموعة من العناصر ولذلك يجب أن تكون على علم بكافة عناصر الخطاب الرسمي لكي تتمكن من كتابته بالشكل الأمثل وهذه العناصر هي:
- رأس الخطاب:
دائماً ما يتم النصح بتعلم فن كتابة خطابات رسمية pdf لكي يتم التمكن من صياغة رأس الخطاب بطريقة صحيحة، حيث أنه من أهم أجزاء الخطاب، فمن خلاله يتم توضيح المعلومات الخاصة بالمرسل، والمستلم، والتاريخ الخاص بكتابة الخطاب. يجب أن يتم كتابة اسم الشخص المرسل وعنوانه على الجهة اليمنى، وبالتالي تم اسم المستلم وعنوانه في الجهة المقابلة.
- التحية:
أي خطاب رسمي يجب أن يبدأ بتقديم تحية للجهة المستلمة، ولذلك يجب أن تختار الصيغة المناسبة التي سوف تحيي بها الطرف الأخر، مثل حضرة السيد أو السيدة، وإلخ من الصيغ الترحيبية الاخرى التي يمكنك الاعتماد عليها.
- المقدمة:
بعد صياغة رأس الخطاب والتحية يأتي دور المقدمة. يجب استغلال المقدمة في التعريف بنفسك وبجهتك، توضيح الغرض الرئيسي من كتابة الخطاب، ويعتبر أحسن طريقة يمكنك الاعتماد عليها لكتابة المقدمة هي تعلم فن كتابة خطابات رسمية pdf.
- الجسم:
يتمثل محتوى المقال بالكامل في الجسم، ولذلك لا مفر من أن يتم تقسيم جسم الخطاب بصورة جيدة لكي يكون واضح ومرتب بالنسبة للقارئ، يجب أن تحرص على الابتعاد عن الجمل الطويلة والمعقدة لكي يكون خطابك بسيط وسلس.
- الختام:
يعتبر الختام بمثابة تلخيص للنقاط الرسمية في الخطاب، ولذلك يجب أن يتم صياغته بطريقة احترافية ومختصرة. في الختام يجب أن تطلب إجراء محدد أو أن يقوم بتوضيح أن هناك خطوة ما منتظرة من بعد تقديم هذا الخطاب.
هناك الكثير من الطريق التي سوف تساعدك على كتابة الختام بشكل احترافي، ولكن تعتبر الحيلة الأفضل التي يمكنك الاعتماد عليها لتعلم كتابة الختام هي دراسة فن كتابة الخطابات الرسمية pdf.
- التوقيع:
بعد الانتهاء من كافة الخطوات السابقة تأتي الآن خطوة التوقيع ولذلك يجب أن تقوم بالتوقيع باسمك أسفل الخطاب بخط واضح ومفهوم وهذا في حالة إن كان الخطاب ورقي ويدوي، أما في حالة إن كان إلكتروني يجب تحديد صيغة رقمية معينة للتوقيع،
تعرف على معايير كتابة الخطابات الرسمية
كتابة خطاب رسمي ليس بأمر سهل، حيث أن هناك بعض المعايير التي يجب النظر إليها قبل البدء في كتابة أي خطاب رسمي، وتتمثل هذه المعايير فيما يلي:
- الدقة والوضوح:
يعتبر أحد أهم المعايير التي يجب توافرها في أي خطاب رسمي هي الوضوح والدقة، فهذه الخطابات يتم تقديمها لجهات لا تحتمل أن يكون الخطابات المقدمة إليها غير دقيقة أو غير واضحة. تأكد من أن تكون لغة الخطاب هي اللغة الرسمية، وأن يكون الخطاب بعيد تماماً عن التعقيد، ويعتبر الطريق المثالية التي يمكنك الاعتماد عليها لكتابة خطاب رسمي واضح هو دراسة فن كتابة الخطابات الرسمية pdf.
- البعد عن اللغة العامية:
استخدام اللغة الرسمية وتجنب تماماً اللغة العامية هي من أهم معايير كتابة الخطابات الرسمية، حيث أنه ليس من المنطقي أن تقدم خطاب رسمي لجهة رسمية بأسلوب عامي. تجنب تماما استخدام ألفاظ غير لائقة أو عبارات غير ملائمة.
- التوجيه الصحيح:
يجب أن تكون شديد الوضوح من حيث التوجيه، أي أنه يجب أن تقم بتحديد الجهة المستلمة مع تزويد الخطاب بالترحيب المناسب والملائم لهذه الجهة.
- عدم تواجد أي أخطاء لغوية:
لكي تتمكن من كتابة وتقديم خطاب رسمي سليم يجب أن يكون خالي تماماً من أي أخطاء لغوية، ولذلك يعتبر البعد عن الأخطاء اللغوية هو أحد أهم معايير كتابة الخطابات الرسمية.
بسبب أن الكثير مننا معرض لحدوث الأخطاء اللغوية، يجب الإلمام بطريقة فن كتابة الخطابات الرسمية pdf، فمن خلال الإلمام بها سوف تكون على علم بالطريقة الصحيحة التي تتجنب بها الوقوع في تلك الأخطاء اللغوية.
- أسلوب احترافي:
من أهم معايير كتابة الخطابات الرسمية هي الاحترافية في أسلوب الكتابة، حيث أنه من الغير مبرر أن تقدم خطاب إلى جهة رسمية يحتوي على عبارات سوقية. يجب أن تكون حريص عند اختيار لغة الخطاب.
- التصميم:
من أهم الأمور التي يجب وضعها في الحسبان هي تصميم الخطاب، فكلما كان التصميم احترافي وجذاب كلما جعل الخطاب احترافي ومميز.
مقال قد يهمك: دلــــيل المراسالت الكتابية
أهم النصائح التي سوف تساعدك على تعلم فن كتابة الخطابات الرسمية pdf
حتى تتمكن من تعلم الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية يجب أن تتحلى ببعض الصفات وهي:
- الصبر وعدم الاستعجال:
واحدة من أهم النصائح التي سوف تساعدك على تعلم كتابة الخطابات الرسمية هي عدم الاستعجال، حيث أن هناك العديد من الأمثلة التي نراها في حياتنا اليومية لاشخاص كانوا يريدون تعلم كتابة الخطابات بشكل سريع ولكن في النهاية لم يتمكنوا من تعلمها بسبب استعجالهم.
- عدم الكسل:
هناك عادة شائعة وخاطئة لدى البعض وهو الكسل سواء كان في تعلم أي مجال بشكل عام، أو في تعلم فن كتابة الخطابات الرسمية pdf بشكل خاص. فالكسل دائماً ما يجعل المتدرب لا يتخطى نصف الطريق، ويشعر أنه قد فقد الشغف في التعلم مبكراً وهذا ما يؤثر بالسلب عليه كثيراً.
- الممارسة:
من أفضل الطرق التي سوف تساعدك على تعلم كتابة الخطابات الرسمية بالشكل الأمثل هي الممارسة، فبشكل يومي يجب عليك كتابة الكثير من الخطابات حتى إن كانت بدون توجيهها إلى أي من الجهات، فالممارسة في حد ذاتها سوف تساعدك كثيرا في الحصول على الكثير من الخبرات.
- الجدية:
لكي تتمكن من تعلم أي مجال بشكل عام وليس فقط مجال كتابة الخطابات الرسمية، يجب أن تكون جاد منذ البداية، حيث أن تعلم أي شئ ليس بعملية سهلة على الإطلاق, ولذلك يجب أن تضع في حسبانك أنك سوف تمر ببعض الصعوبات والتحديات التي لا مفر من أن تتغلب عليها.
- الالتحاق في الدورات التدريبية:
الطريقة الصحيحة والمفضلة التي سوف تتعلم من خلالها فن كتابة خطابات رسمية pdf هي الالتحاق بأحد الدورات التدريبية، فهناك العديد من الدورات التي يمكنك الانضمام إليها والتي سوف تساعد كثيراً وتنمي مهارات الكتابة لديك.
- الكتابة بشكل عام:
أياً كان مجال وأسلوب الكتابة، فالكتابة في حد ذاتها سوف تساعدك كثيراً عند كتابة الخطابات الرسمية، وهذا بسبب أن الكتابة هي ممارسة في حد ذاتها أي أنك كلما مارستها كلما اتقنتها.
شركة ماستر أفضل شركة متخصصة في كتابة الخطابات الرسمية
هناك العديد من الأسباب التي تجعل شركة ماستر هي الأولى والرائد في هذا المجال مثل:
- خبرتها الطويلة:
قدمت شركة ماستر الآلاف من الخطابات الرسمية وهذا ما جعل لديها كم هائل من الخبرات التي تجعلها قادرة على كتابة أي خطاب لأي جهة رسمية، فبسبب ما يتواجد داخل شركة ماستر من خبرات أصبح هناك الكثيرين الذين يدخلون على موقع الشركة للاستفادة من المقالات التي تساعد على تعلم فن كتابة الخطابات الرسمية pdf.
- الجودة:
كافة الخدمات التي يتم تقديمها داخل الشركة سواء كانت فن كتابة خطابات رسمية pdf أو أي خدمة أخرى تكون بأعلى وأفضل جودة ممكنة، وهذا ليس رأي شخصي بل هو رأي العملاء الذين يتعاملون مع الشركة.
- السمعة الجيدة:
واحدة من أهم الأسباب التي تجعل شركة ماستر هي أفضل شركة متخصصة سواء كانت في كتابة الخطابات الرسمية بشكل خاص أو تقديم كافة الخدمات التعليمية بشكل عام هي سمعتها الجدية، فكافة العملاء الذين تعاملون معها أشادوا بها وبجودة الخدمات التي يتم تقديمها داخل الشركة.
- خدمة العملاء:
تمتلك شركة ماستر أفضل مجموعة متخصصة في خدمة العملاء والتواصل معهم، دائماً ما نحرص على راحة عملائنا من خلال تقديم خدمات التواصل والدعم الفني بشكل احترافي ومميز لكافة عملائنا.
خلاصة القول
إن تعلم فن كتابة خطابات رسمية pdf أمر في غاية الاهمية في الوقت الحالي، حيث أنه أجلاً أم عاجلاً سوف تضطر إلى كتابة خطاب رسمي، ولذلك يجب أن تكون مستعد جيداً لهذه الخطوة حتى لا تواجه أي معوقات أثناء الكتابة.
