يعتبر تعلم فن كتابة خطابات رسمية pdf هو أمر في غاية الأهمية في الوقت الحالي، حيث أنه أياً كان مجال عملك أو تخصصك فأنت بشكل يومي مُعرض إلى كتابة الخطابات الرسمية، وبالتالي لا بديل عن أن تكون على علم بالطريقة الصحيحة التي سوف تتمكن من خلالها كتابة هذه الخطابات، تجنباً إلى أن تكون في مأزق في أي وقت ويُطلب منك كتابة خطاب لجهة معينة وأنت تكون لست على علم بكيفية كتابة هذا الخطاب.
ونظراً لم يمثله التواصل الكتابي الان من أهمية قصوى في شتى المجالات، أصبح هناك الكثير من الذين لديهم رغبة في الحصول على كافة المعلومات والتفاصيل حول فن كتابة خطابات رسمية pdf لكي يكونوا مستعدين في أي وقت لكتابة أي خطاب رسمي في أي وقت.
ماهية فن كتابة الخطابات الرسمية pdf؟
الخطاب الرسمي هو نوع من أنواع الكتابة التي تكون بين الأفراد والمؤسسات والهيئات الرسمية ويتميز بطبيعة الجاد في الكتابة واسلوبه الرسمي. حيث انه يُكب بطريقة مُحددة مع المراعاة التامة لأسلوب اللغة وصحتها وخلوها من الأخطاء الإملائية واللغوية هدفه واضح وغرضه مُعيبن مثل تقديم طلب، شكوى، تقديم اعتذار، خطاب شكر.
أما عن مصطلح Pdf يعني انه تمت الكتابة بواسطة احدى برامج معالجة النصوص مثل microsoft word وتم حفظه كملف Pdf الذي يُعتبر نظام شائع يُستخدم لحفظ الوثائق وجعلها قابلة للعرض على مختلف الشاشات الإلكترونية.
10 محتويات للخطابات الرسمية
رأس الخطاب:
يُكتب في رأس الموضوع اسم الجهه المُرسل اليها الخطاب، اسم الشركة أو المؤسسة، اسم الفرد الموجه له الخطاب الرسمي، ذكر عنوان الجهة المرسلة بالكامل وبالتفصيل حتى يمكن كتابة رقم الشارع واسمه، الرمز البريدي بالإضافة إلى كتابة رقم الهاتف الجهة الموجه إليها الخطاب مع ذكر الشعار الخاص بها اذا كان لديها شعار خاص بها.
التاريخ:
يُعتبر من فن كتابة الخطابات الرسمية pdf كتابة التاريخ كاملا في أعلى الصفحة وغالبا ما يتم كتابته علي يمين او يسار الصفحة.
بيانات المرسل اليه:
يتم كتابة اسم الشركة او المؤسسة ،اسم المرسل اليه كاملا إذا كان أحد الأفراد مع ذكر لقبه سواء كان دكتور، مهندس، وزير، أو السيد فلان مع اضافة عنوان المرسل إليه كاملا.
غرض الموضوع:
يتم تحديد غرض الموضوع بصورة موجزة ودقيقة اذا كان تقديم طلب، شكوى، اعتذار، خطاب شكر.
التحية:
لا بد أن يبدأ الخطاب الرسمي بالتحية مثل السيد اللواء فلان/ تحية طيبة وبعد أو الى من يهمه الأمر تحية طيبة وبعد ثم سرد غرض الخطاب.
مُقدمة الخطاب:
يتم فيها تقديم المرسل لنفسه باسمة، لقبه، عنوانه، وذكر سبب ارسال الخطاب على أن يتم ذلك بطريقة موجزة وواضحة.
صُلب الموضوع:
وفيها يتم سرد تفاصيل الخطاب وطرح أفكاره الرئيسية على أن تكون مرتبة ترتيب منطقي. حيث يتم عرض المعلومات بشكل منظم وواضح حتى يمكن دعم وتقوية الافكار بالاستشهاد ببعض البراهين.
الخاتمة:
يتم فيها تلخيص أهم نقاط الخطاب والهدف الأساسي منه ويمكن ذكر دعوة لاتخاذ إجراء معين.
التوقيع:
يتم توقيع المرسل وكتابة اسمه بالكامل وذكر وظيفته ولقبه وعنوانه.
المرفقات:
إذا كان هناك أي مستند يُرفق مع الخطاب الرسمي مثل الشهادات، الإحصاءات أو التقارير.
تعلم فن كتابة خطابات رسمية pdf في 5 خطوات
لكي تتمكن من كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح هناك العديد من الخطوات التي يجب أن تمر بها قبل البدء في البداية مثل:
- تحديد الهدف:
مما لا شك فيه أن أي خطاب رسمي يكون هناك هدف صريح منه، ولذلك يجب أن تضع في حسبانك أنه قبل البدء في الكتابة يجب أن تكون محدد من حيث الهدف من الخطاب، هل لديك رغبة في إيصال معلومة معينة، أو لديك طلب معين من أحد الجهات. يعتبر معرفة الغرض من الخطاب ضرورة قصوى ولا غنى عنها ولذلك يجب أن تكون شديد الوضوح من حيث الهدف.
- معرفة من هي الجهة المستلمة:
تختلف طريقة كتابة كتابة خطابات رسمية pdf حسب الجهة التي سوف تسلمها الخطاب، ولذلك يجب أن تتعلم فن كتابة الخطابات الرسمية pdf لكي تتمكن من معرفة كيفية اختيار أنسب طريقة حسب الجهة التي سوف توجه لها هذا الخطاب، فمن المؤكد أنه في حالة إن كانت الجهة هي جهة غير رسمية فسيكون صيغة ولغة المقال بسيطة، والعكس صحيح في حالة إن كان المستلم هو جهة رسمية يجب أن يتم صياغة المقال باحترافية شديدة.
- تنسيق هيكل الخطاب:
الخطاب الرسمي هو عبارة عن مجموعة من الأجزاء، فهو عبارة عن مقدمة وجسم وخاتمة، ولذلك يجب على أن تحرص أن تضع كل خطوة في سياقها ونصابها الصحيح، فمن خلال المقدمة يجب أن تعرف نفسك، ومن خلال الجسم يجب أن توضح مضمون الخطاب، وفي النهاية في الخاتمة يجب سرد طلب أو توجيه بطريقة محددة، ويعتبر أفضل وسيلة يمكنك الاعتماد عليها لتنسيق الخطاب هي تعلم فن كتابة الخطابات الرسمية pdf.
- استخدام اللغة المناسبة:
يحب أن تكون اللغة المستخدمة في الخطابات الرسمية هي اللغة الاحترافية والتي تكون بعيدة كل البعد عن اللغة العامية.
- راجع الخطاب:
من الوارد أن يكون هناك بعض الأخطاء التي قد تقع في ، وبسبب أن هذه الخطابات يتم توجيها إلى جهات رسمية يجب أن تراجع الخطابة أكثر من مرة.
يمكنك قراءة المزيد حول: فن كتابة الخطابات الرسمية pdf
إليك عناصر الخطابات الرسمية كاملةً
أي خطاب رسمي بشكل عام هو عبارة عن مجموعة من العناصر ولذلك يجب أن تكون على علم بكافة عناصر الخطاب الرسمي لكي تتمكن من كتابته بالشكل الأمثل وهذه العناصر هي:
- رأس الخطاب:
دائماً ما يتم النصح بتعلم فن كتابة خطابات رسمية pdf لكي يتم التمكن من صياغة رأس الخطاب بطريقة صحيحة، حيث أنه من أهم أجزاء الخطاب، فمن خلاله يتم توضيح المعلومات الخاصة بالمرسل، والمستلم، والتاريخ الخاص بكتابة الخطاب. يجب أن يتم كتابة اسم الشخص المرسل وعنوانه على الجهة اليمنى، وبالتالي تم اسم المستلم وعنوانه في الجهة المقابلة.
- التحية:
أي خطاب رسمي يجب أن يبدأ بتقديم تحية للجهة المستلمة، ولذلك يجب أن تختار الصيغة المناسبة التي سوف تحيي بها الطرف الأخر، مثل حضرة السيد أو السيدة، وإلخ من الصيغ الترحيبية الاخرى التي يمكنك الاعتماد عليها.
- المقدمة:
بعد صياغة رأس الخطاب والتحية يأتي دور المقدمة. يجب استغلال المقدمة في التعريف بنفسك وبجهتك، توضيح الغرض الرئيسي من كتابة الخطاب، ويعتبر أحسن طريقة يمكنك الاعتماد عليها لكتابة المقدمة هي تعلم فن كتابة خطابات رسمية pdf.
- الجسم:
يتمثل محتوى المقال بالكامل في الجسم، ولذلك لا مفر من أن يتم تقسيم جسم الخطاب بصورة جيدة لكي يكون واضح ومرتب بالنسبة للقارئ، يجب أن تحرص على الابتعاد عن الجمل الطويلة والمعقدة لكي يكون خطابك بسيط وسلس.
- الختام:
يعتبر الختام بمثابة تلخيص للنقاط الرسمية في الخطاب، ولذلك يجب أن يتم صياغته بطريقة احترافية ومختصرة. في الختام يجب أن تطلب إجراء محدد أو أن يقوم بتوضيح أن هناك خطوة ما منتظرة من بعد تقديم هذا الخطاب.
هناك الكثير من الطريق التي سوف تساعدك على كتابة الختام بشكل احترافي، ولكن تعتبر الحيلة الأفضل التي يمكنك الاعتماد عليها لتعلم كتابة الختام هي دراسة فن كتابة الخطابات الرسمية pdf.
- التوقيع:
بعد الانتهاء من كافة الخطوات السابقة تأتي الآن خطوة التوقيع ولذلك يجب أن تقوم بالتوقيع باسمك أسفل الخطاب بخط واضح ومفهوم وهذا في حالة إن كان الخطاب ورقي ويدوي، أما في حالة إن كان إلكتروني يجب تحديد صيغة رقمية معينة للتوقيع،
تعرف على معايير كتابة الخطابات الرسمية
كتابة خطاب رسمي ليس بأمر سهل، حيث أن هناك بعض المعايير التي يجب النظر إليها قبل البدء في كتابة أي خطاب رسمي، وتتمثل هذه المعايير فيما يلي:
- الدقة والوضوح:
يعتبر أحد أهم المعايير التي يجب توافرها في أي خطاب رسمي هي الوضوح والدقة، فهذه الخطابات يتم تقديمها لجهات لا تحتمل أن يكون الخطابات المقدمة إليها غير دقيقة أو غير واضحة. تأكد من أن تكون لغة الخطاب هي اللغة الرسمية، وأن يكون الخطاب بعيد تماماً عن التعقيد، ويعتبر الطريق المثالية التي يمكنك الاعتماد عليها لكتابة خطاب رسمي واضح هو دراسة فن كتابة الخطابات الرسمية pdf.
- البعد عن اللغة العامية:
استخدام اللغة الرسمية وتجنب تماماً اللغة العامية هي من أهم معايير كتابة الخطابات الرسمية، حيث أنه ليس من المنطقي أن تقدم خطاب رسمي لجهة رسمية بأسلوب عامي. تجنب تماما استخدام ألفاظ غير لائقة أو عبارات غير ملائمة.
- التوجيه الصحيح:
يجب أن تكون شديد الوضوح من حيث التوجيه، أي أنه يجب أن تقم بتحديد الجهة المستلمة مع تزويد الخطاب بالترحيب المناسب والملائم لهذه الجهة.
- عدم تواجد أي أخطاء لغوية:
لكي تتمكن من كتابة وتقديم خطاب رسمي سليم يجب أن يكون خالي تماماً من أي أخطاء لغوية، ولذلك يعتبر البعد عن الأخطاء اللغوية هو أحد أهم معايير كتابة الخطابات الرسمية.
بسبب أن الكثير مننا معرض لحدوث الأخطاء اللغوية، يجب الإلمام بطريقة فن كتابة الخطابات الرسمية pdf، فمن خلال الإلمام بها سوف تكون على علم بالطريقة الصحيحة التي تتجنب بها الوقوع في تلك الأخطاء اللغوية.
- أسلوب احترافي:
من أهم معايير كتابة الخطابات الرسمية هي الاحترافية في أسلوب الكتابة، حيث أنه من الغير مبرر أن تقدم خطاب إلى جهة رسمية يحتوي على عبارات سوقية. يجب أن تكون حريص عند اختيار لغة الخطاب.
- التصميم:
من أهم الأمور التي يجب وضعها في الحسبان هي تصميم الخطاب، فكلما كان التصميم احترافي وجذاب كلما جعل الخطاب احترافي ومميز.
مقال قد يهمك: دلــــيل المراسالت الكتابية
أهم النصائح التي سوف تساعدك على تعلم فن كتابة الخطابات الرسمية pdf
حتى تتمكن من تعلم الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية يجب أن تتحلى ببعض الصفات وهي:
- الصبر وعدم الاستعجال:
واحدة من أهم النصائح التي سوف تساعدك على تعلم كتابة الخطابات الرسمية هي عدم الاستعجال، حيث أن هناك العديد من الأمثلة التي نراها في حياتنا اليومية لاشخاص كانوا يريدون تعلم كتابة الخطابات بشكل سريع ولكن في النهاية لم يتمكنوا من تعلمها بسبب استعجالهم.
- عدم الكسل:
هناك عادة شائعة وخاطئة لدى البعض وهو الكسل سواء كان في تعلم أي مجال بشكل عام، أو في تعلم فن كتابة الخطابات الرسمية pdf بشكل خاص. فالكسل دائماً ما يجعل المتدرب لا يتخطى نصف الطريق، ويشعر أنه قد فقد الشغف في التعلم مبكراً وهذا ما يؤثر بالسلب عليه كثيراً.
- الممارسة:
من أفضل الطرق التي سوف تساعدك على تعلم كتابة الخطابات الرسمية بالشكل الأمثل هي الممارسة، فبشكل يومي يجب عليك كتابة الكثير من الخطابات حتى إن كانت بدون توجيهها إلى أي من الجهات، فالممارسة في حد ذاتها سوف تساعدك كثيرا في الحصول على الكثير من الخبرات.
- الجدية:
لكي تتمكن من تعلم أي مجال بشكل عام وليس فقط مجال كتابة الخطابات الرسمية، يجب أن تكون جاد منذ البداية، حيث أن تعلم أي شئ ليس بعملية سهلة على الإطلاق, ولذلك يجب أن تضع في حسبانك أنك سوف تمر ببعض الصعوبات والتحديات التي لا مفر من أن تتغلب عليها.
- الالتحاق في الدورات التدريبية:
الطريقة الصحيحة والمفضلة التي سوف تتعلم من خلالها فن كتابة خطابات رسمية pdf هي الالتحاق بأحد الدورات التدريبية، فهناك العديد من الدورات التي يمكنك الانضمام إليها والتي سوف تساعد كثيراً وتنمي مهارات الكتابة لديك.
- الكتابة بشكل عام:
أياً كان مجال وأسلوب الكتابة، فالكتابة في حد ذاتها سوف تساعدك كثيراً عند كتابة الخطابات الرسمية، وهذا بسبب أن الكتابة هي ممارسة في حد ذاتها أي أنك كلما مارستها كلما اتقنتها.
شركة ماستر أفضل شركة متخصصة في كتابة الخطابات الرسمية
هناك العديد من الأسباب التي تجعل شركة ماستر هي الأولى والرائد في هذا المجال مثل:
- خبرتها الطويلة:
قدمت شركة ماستر الآلاف من الخطابات الرسمية وهذا ما جعل لديها كم هائل من الخبرات التي تجعلها قادرة على كتابة أي خطاب لأي جهة رسمية، فبسبب ما يتواجد داخل شركة ماستر من خبرات أصبح هناك الكثيرين الذين يدخلون على موقع الشركة للاستفادة من المقالات التي تساعد على تعلم فن كتابة الخطابات الرسمية pdf.
- الجودة:
كافة الخدمات التي يتم تقديمها داخل الشركة سواء كانت فن كتابة خطابات رسمية pdf أو أي خدمة أخرى تكون بأعلى وأفضل جودة ممكنة، وهذا ليس رأي شخصي بل هو رأي العملاء الذين يتعاملون مع الشركة.
- السمعة الجيدة:
واحدة من أهم الأسباب التي تجعل شركة ماستر هي أفضل شركة متخصصة سواء كانت في كتابة الخطابات الرسمية بشكل خاص أو تقديم كافة الخدمات التعليمية بشكل عام هي سمعتها الجدية، فكافة العملاء الذين تعاملون معها أشادوا بها وبجودة الخدمات التي يتم تقديمها داخل الشركة.
- خدمة العملاء:
تمتلك شركة ماستر أفضل مجموعة متخصصة في خدمة العملاء والتواصل معهم، دائماً ما نحرص على راحة عملائنا من خلال تقديم خدمات التواصل والدعم الفني بشكل احترافي ومميز لكافة عملائنا.
10 أخطاء شائعة في فن كتابة الخطابات الرسمية pdf:
- عدم صحة الكتابة
- الاسلوب الغير رسمي
- الاسهاب وعدم الوضوح
- إغفال المرفقات
- استخدام لغة معقدة
- عدم التنسيق
- إهمال التوقيع
- التكرار الغير مُبرر
- البيانات الخاطئة
- الأسلوب التهديدي
أهم الخدمات المُقدمة من مكتب ماستر للخدمات التعليمية
- كتابة الخطابات الرسمية:
يقوم خبراء مكتب ماستر للخدمات التعليمية بكتابة الخطابات الرسمية وفقا للمعايير المطلوبة من الجدية والوضوح واكتمال الأركان بداية من راس الخطاب حتى المرفقات بدقة واحترافية.
- إعادة الصياغة والتدقيق اللغوي:
يجمع مكتب ماستر للخدمات التعليمية بين الخبرة و فن كتابة الخطابات الرسمية pdf كما انه يُقدم خدمة اعادة صياغة الخطابات الرسمية والتأكد انها موافقة للمعايير المطلوبة.
- مراجعة وتعديل الخطابات:
يتم مراجعة الخطاب الرسمي والتعديل عليه اذا لزم الامر تتم المراجعة على ترتيب عناصر الخطاب وأفكاره ترتيب منطقي، صحة الكتابة والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية واللغوية.
- تحويل الخطابات الي pdf:
يشمل مكتب ماستر للخدمات التعليمية تحويل الخطاب المكتوب ورقيا الى pdf مما يعمل علي حفظ الوثائق الرسمية واتاحة عرضها الي كل الشاشات الإلكترونية.
أسباب تجعلك تلجأ ماستر للخدمات التعليمية
- الخبرة والاحترافية:
يضم مكتب ماستر للخدمات التعليمية نُبخة من الخبراء اساتذة الجامعات في مختلف التخصصات مؤهلين لكتابة الخطاب الرسمي باعلي جودة ودقة.
- الأسعار:
اسعار خدمات مكتب ماستر لا تُقارن بأي مكتب آخر وذلك بشهادة جميع عملائنا في مختلف بقاع الوطن العربي يمكنك تلقي الخدمة باعلي جودة واقل سعر.
- مواعيد التسليم:
تكتمل فن كتابة الخطابات الرسمية pdf بتسليم الخطاب الرسمي مكتمل الأركان والعناصر مكتوب بدقة وفقا للمعايير في الموعد المتفق عليه مع العميل بل في بعض الأحيان يتم التسليم قبل الموعد المُحدد لإتاحة الفرصة الاضافة او التعديل لكي تسلم خطاب رسمي مكتمل الأركان بأعلى جودة وبأقل الاسعار وفي وقت قياسي.
- خدمة العملاء:
لدينا فريق عمل مدرب علي اعلي مستوي جاهز للرد على الأسئلة والاستفسارات على مدار 24 ساعة.
- الانتشار الجغرافي:
يُغطي مكتب ماستر للخدمات التعليمية أكثر من 20 دولة في الوطن العربي وتم ترشيحه من قبل عملائنا في مختلف بقاع الأرض.
كيف تطلب الخدمة من ماستر؟
:يمكنك التواصل معنا عبر الارقام التالية
00201019085007
:أو عبر البريد الالكتروني التالي
خلاصة القول
إن تعلم فن كتابة خطابات رسمية pdf أمر في غاية الاهمية في الوقت الحالي، حيث أنه أجلاً أم عاجلاً سوف تضطر إلى كتابة خطاب رسمي، ولذلك يجب أن تكون مستعد جيداً لهذه الخطوة حتى لا تواجه أي معوقات أثناء الكتابة.